Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, пригодной для восприятия человеком, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или для обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Если анализировать это понятие, то получается, что электронный документ - это информация в электронной форме, которая:

• пригодна для восприятия человеком;
• может передаваться по телекоммуникационным каналам связи

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ - это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-копия документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п. При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и не формализованными (скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, счет-фактура). Но если документ неформализованный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека. Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмен

http://its.1c.ru/db/eldocs#content:12:hdoc

Электронная подпись (ЭП) – это электронная информация, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения лица, подписывающего этот документ, т.е. это своего рода электронная печать. Именно электронная подпись может сделать электронный документ равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, т.е. придать ему юридическую силу.

Понятие электронной подписи ввел Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон № 63-ФЗ). Согласно этому закону ЭП может быть двух видов – простая и усиленная. Усиленная электронная подпись делится на неквалифицированную и квалифицированную.

• Простая ЭП – это пароли, коды и прочие средства, подтверждающие, что документ подписан определенным лицом. Для того чтобы электронный документ, подписанный этой подписью, признавался равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручно, необходимо выполнение определенных условий, предусмотренных Законом об ЭП. Кроме того, условия признания и порядок проверки этой подписи устанавливаются нормативными правовыми актами, принимаемыми в соответствии с федеральными законами, или соглашением между участниками обмена. Документы, требующие печати, не могут быть подписаны простой ЭП.
• Усиленная неквалифицированная ЭП создается с помощью специальных программных средств. Данная подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ, и защитить его от несанкционированного изменения. Данная подпись также выдается УЦ и признается равнозначной собственноручной подписи в случаях, определенных законодательством или соглашением сторон. Неквалифицированной ЭП можно подписывать документы, которые в бумажном виде заверяются печатью.
• Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП. Аккредитацию удостоверяющий центр сможет получить в Минкомсвязи России, которое в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976 становится уполномоченным органом в области использования электронной подписи.

Сертификат ЭП – электронный или бумажный документ, который подтверждает принадлежность этой подписи конкретному лицу.

Аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ) – организация, которая создает и выдает квалифицированные сертификаты ЭП и проводит проверку электронных подписей на принадлежность определенному лицу. Эта организация должна получить аккредитацию в Минкомсвязи России (уполномочено на выдачу в соответствии с постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976).

Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит, полученный в результате криптографического преобразования информации, защищающий документ от подделки и позволяющий определить его создателя. Документ, подписанный ЭЦП, признается равнозначным документу, подписанному собственноручно.

Понятие ЭЦП было введено Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее - Закон № 1-ФЗ), который в соответствии с п. 2 ст. 20 Закона № 63-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.07.2012 № 108-ФЗ), утратил силу с 1 июля 2013 года.

Начиная с 01.07.2013 г. участникам электронного взаимодействия выдаются только квалифицированные сертификаты ключа проверки электронной подписи.

При этом согласно ч. 2 ст. 19 Закона № 63-ФЗ (в ред. Федерального закона от 02.07.2013 № 171-ФЗ) электронный документ, подписанный электронной подписью, сертификат ключа проверки которой выдан в соответствии с требованиями Закона № 1-ФЗ, в течение срока действия этого сертификата, но не позднее 31 декабря 2013 года, приравнивается к электронному документу, подписанному квалифицированной электронной подписью.

Следовательно, до 31 декабря 2013 электронные документы можно было подписываться как усиленной квалифицированной электронной подписью, так и электронной цифровой подписью, сертификат ключа проверки которой выдан до 01.07.2013.

Таким образом, осуществить переход на использование квалифицированного сертификата ключа проверки было необходимо до 31 декабря 2013.

http://its.1c.ru/db/eldocs#content:4:hdoc

В соответствии с нормами Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только в бумажном виде.

Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами. В соглашении или нормативном правовом акте, которые признают документы, подписанные простой или неквалифицированной электронной подписью, равнозначными собственноручно подписанным документам, должны быть прописаны:

1) порядок проверки электронной подписи; 2) правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его подписи (только для простой электронной подписи); 3) обязанность лица, создающего или использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность (только для простой электронной подписи).

Таким образом, Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» признает юридическую силу тех электронных документов, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Для того, чтобы документы, подписанные усиленной неквалифицированной подписью имели юридическую силу, необходимо заключать дополнительное соглашение, где прописывать дополнительные условия признания таких документов равнозначными, подписанным собственноручно.

Гражданский кодекс РФ и Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) не уточняют, какой именно вид электронной подписи необходимо использовать в бухгалтерских документах, чтобы они признавались юридически значимыми (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 2 ст. 160 ГК РФ). В то же время согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона № 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены соответствующим федеральным стандартом, который на настоящий момент отсутствует.

Налоговый кодекс РФ, напротив, признает только те электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 7 ст. 23, п.п. 4, 6 ст. 78, п. 2 ст. 79, п. 1 ст. 80, п. 6 ст. 169, п. 6 ст. 176 НК РФ).

Это означает, что внутренние документы, а также документы по взаимодействию с контрагентами (договоры, акты, счета и т.п.) налогоплательщики могут подписывать, например, и неквалифицированной подписью. Запрета на это нет. Однако подтверждать расходы и вычеты будут исключительно документы, подписанные квалифицированной электронной подписью.

Кроме того, документ налогового контроля - электронный счет-фактура в силу требований п. 6 ст. 169 НК РФ должен подписываться исключительно квалифицированной электронной подписью.

http://its.1c.ru/db/eldocs#content:5:hdoc

https://www.iemag.ru/projects/detail.php?ID=38675

Электронная подпись в документообороте безусловно важна, но не стоит переоценивать ее значение. Например, законодательство не обязывает иметь усиленную квалифицированную подпись для внутренних документов, и здесь можно использовать простую электронную подпись: нажал кнопку «ОК» в системе — и всё, документ подписан. Но такой порядок надо ввести приказом по предприятию и оформить дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками о том, какие их действия в системе означают электронное подписание документа.

Однако люди настолько привыкли к бумаге, что часто переоценивают риски работы с электронными документами и пытаются саботировать подобные нововведения. Поэтому на предприятиях, где царит строгая полувоенная дисциплина, электронный документооборот иногда внедряется жесткими методами: сотрудникам предлагают на выбор подписать один из двух документов — или дополнительное соглашение о работе с электронной подписью вместо «бумажной», или заявление об увольнении. Но в Qiwi пошли демократическим путем: убеждали, разговаривали со всеми. Если кто-то был категорически против — и в этом виделись реальные риски, то аналитики уходили, обдумывали и потом возвращались к этому человеку с уточненной схемой его бизнес-процесса, пока не приходили к общему согласию. Директивно ничего не делалось.